Unter der Projektleitung des Magistrats St. Pölten und der fachlichen Begleitung durch PuMa – Public Management Consulting haben sich sechs niederösterreichische Städte (St. Pölten, Wr. Neustadt, Krems, Waidhofen/ Ybbs, St. Valentin und Schwechat) zu einem musterhaften Beispiel interkommunaler Kooperation zusammengeschlossen.

Ziele und Herausforderungen

Das Ziel war die Umsetzung und der Betrieb einheitlicher, elektronischer Formulare für den kommunalen Bereich.

Am Beginn des Projekts bestand seitens aller beteiligten Städte folgender Bedarf:

  • verwaltungsintern das Formularwesen zu reformieren
  • unterschiedliche Formularversionen zu einer zusammenzuführen
  • Unstimmigkeiten zwischen Papier- und allenfalls vorhandenen elektronischen Varianten zu beseitigen
  • alle Formulare entsprechend den E-Government Richtlinien (z.B. Styleguide) zu gestalten.

Ein Vergabeverfahren, das im Dezember 2005 abgeschlossen werden konnte, hat ANECON mit AneconFormSolution (AFS), einem Produkt der heutigen ANECON-Tochter aforms2web, als Bestbieter für sich entschieden. Auf Basis AFS wurde ein zentral betriebenes Formularservice eingerichtet. Das Vergabeverfahren wurde dahingehend gestaltet, dass die Kosten für weitere Städte und Gemeinden, die sich nachträglich dem Projekt anschließen wollten, Bestandteil der Ausschreibung waren und somit fix vorlagen.

Dies bietet für jede Stadt und Gemeinde Österreichs die Möglichkeit ohne Vergabeverfahren zu attraktiven Rahmenbedingungen und günstigen laufenden Kosten dem Projekt beizutreten.

Die Vorteile

  • Elektronische Formulare müssen nur einmal gestaltet und umgesetzt werden. Die Kosten einer elektronischen Formularumsetzung fallen nur einmal an und nicht bei jeder Stadt gesondert.
  • Mit Einführung des Systems stehen jedem Projektpartner 60 qualitätsgesicherte Online-Formulare zur Verfügung.
  • Die Wartung und der Betrieb der Formulare werden kostengünstig zentral durchgeführt.
  • Für die Erstellung eigener Formulare stehen den Partnerstädten 160 abgestimmte Formularbausteine zur Verfügung.
  • Das Rahmenlayout der Formulare erfolgt nach Vorgaben der jeweiligen Kommune. Eine individuelle Anpassung ist möglich.

Elektronische Formulare stehen am Beginn der Prozesskette von
E-Government fähigen Verfahren. Zur Bearbeitung der elektronischen Anträge wird ein Antragseingangsmodul zur Verfügung gestellt. Dieses ermöglicht neben der bereichspezifischen Bearbeitung der Anträge auch eine Anbindung an lokale Verwaltungssysteme.