Erfolgreicher Einsatz von Wikis in Unternehmen - oder "Wie kommt Wiki zu den starken Männern"

Wikis halten seit Mitte der 90er Jahre Einzug in Unternehmen, in den letzten Jahren hat mit dem Siegeszug der Wikipedia dieser Trend stark zugenommen. Die einfache Bedienung und Wartung dieser Systeme machen den Einsatz von Wikis auch in Bereichen sinnvoll in denen bislang keine oder wenn dann mächtige, aber komplexe Systeme zum Einsatz kamen.
Der Erfolg eines Unternehmens- oder Projektwikis hängt maßgeblich von seiner Akzeptanz bei den Benutzern ab. Diese kann man sich leicht durch eine ungeeignete Einführung des Wikis zerstören. Durch Beachtung einiger weniger Grundsätze kann man sein Unternehmens Wiki zu einem Erfolg verhelfen, der aus dem Tool einen integralen Bestandteil des Unternehmens macht.

Seit Mitte der 90er Jahre finden Wikis im Internet als Wissenspools oder (später) Enzyplopädien ihren breiten und für die ganze Welt offenen Einsatz. Parallel dazu entstanden aber auch beinahe zeitgleich die ersten Unternehmenswikis, zunächst vor allem für die Produktverwaltung, heutzutage hauptsächlich als Wissensmanagement Werkzeug. Große Unternehmen wie Disney, Motorola, SAP, Yahoo!, Microsoft oder SUN setzen schon seit einiger Zeit auf den Einsatz von Wikis in ihren Unternehmen. Auch ANECON betreibt seit ca. 2 Jahren ein Unternehmenswiki das - gemessen an den hohen und laufend besser werdenden Kennzahlen (z.B. Page Hit Rate, New Pages Rate) und den bei einer intern durchgeführten Umfrage ermittelten Akzeptanzwerten - als Erfolgsstory gelten kann.

Laut einer Aussendung der APA beklagt aber mehr als die Hälfte aller Unternehmen, die Wikis einsetzen, unterschiedliche Probleme bei der Einführung von Wikis. Hauptprobleme sind "fehlendes Interesse der Mitarbeiter" (44%) bzw. "unübersichtliche Struktur ihres Wikis" (29%). Nur 24% aller Unternehmen, die Wikis einsetzen haben "keine Probleme mit der Wiki Nutzung". Wikis bieten zweifelsohne auch für den Unternehmenseinsatz große Chancen, die Einführung von Wikis birgt aber eine Reihe von Risiken, die wir mit den im zweiten Teil angeführten Best Practices addressieren wollen.

Die Möglichkeiten für den Einsatz von Wikis in Unternehmen sind vielseitig. Die wichtigsten Einsatzbereiche sind die folgenden:

  • Intranet: Wikis werden häufig als einfaches Intranetsystem ohne Redaktionssystem eingesetzt. Der Vorteil und die Charme der Wikis liegt hier gerade am Fehlen des Redaktionssystems, was zu mehr Mitarbeiternähe und aktuelleren Informationen im Intranet führen kann. Gleichzeitig wird aber gerade dieses Fehlen der Kontrolle oft als Argument gegen den Einsatz von Wikis als Intranet angeführt. Hier kommt es vor allem auf die Unternehmenskultur bzw. das Vertrauen der Firma den Mitarbeitern gegenüber an, ob ein Wiki hier das richtige Werkzeug ist.
  • Wissensmanagementsystem: Wissensmanagementsysteme dienen dazu das Wissen einer Organisation zu erfassen, es aufzubereiten und die Recherche zu unterstützen. Wikis sind hierfür ausgezeichnet geeignet - was allein das Beispiel der Wikipedia deutlich veranschaulicht (wobei eine Enzyklopädie natütlich nur bedingt einem Wissenspool ähnelt).
  • Kommunikationssystem: Wikis können natürlich auch als eine weitere Form von schriftlichen Kommunikationssystem angesehen werden. Zumeist natürlich in Form von 1:n Kommunikation (z.B. an alle an einem bestimmten Thema interessierten Mitarbeiter), aber auch als 1:1 Kommunikation (wenn man z.B. auf der persönliche Seite einer Person eine "Diskussion" startet). Techniken wie Beobachtungslisten, automatische Notifizierung, Änderungen an eigenen Beiträgen helfen hier die Kommunikation zu verbessern.
  • Ablagesystem: In Wikis können klarerweise diverse Informationen textuell abgelegt werden. Darüberhinaus auch (je nach Konfiguration) jede Art von Dateien - Bilder, Dokumente, Filme, ... Diese können alle miteinander verknüpft, in verschiedenen Kategorien und Hierarchien abgelegt werden und - so es das Format der Datei zulässt - auch in die Volltextsuche eingebaut werden.
  • Teamarbeitssystem: In Wikis können Teams mit vielen Mitgliedern gleichzeitig z.B. an einer Dokumentation arbeiten. Die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokumentes, einer Seite, eines Absatzes durch mehrere Personen ist möglich und nur in seltenen Fällen durch Versionskonflikte und auch dann nur marginal behindert. Weitere Wiki Features wie Historisierung & Autorenschaft helfen auch hier.
  • Projektwiki: Wikis können natürlich nicht nur unternehmensweit eingesetzt werden, sondern auch auf ein bestimmtes Projekt (und seine Mitarbeiter) eingeschränkt werden. Eine Verknüpfung mit projektübergreifenden Wiki(s) (zur Ablage von projektübergreifenden Informationen) ist natürlich möglich. So berichtet z.B. IBM vom Einsatz von inzwischen mehr als 10.000 Projektwikis in ihrem Unternehmen.

Bei all diesen Systemen ist jedoch klar festzuhalten - wiki-Software zeichnet sich durch ihre Einfachkeit aus und ist gemessen an der Menge ihrer Funktionalitäten nicht mit speziell für obengenannte Zwecke konzipierter Software vergleichbar. Das macht aber vielleicht gerade den Charme von wikis aus - Einfachkeit -> Einfachere Erlernbarkeit -> höhere Akzeptanz. Softwareprodukte, die neben ihrer sonstigen Funktionalität zusätzlich noch Wiki Funktionalität bieten (z.B. Portale, CMS-, CRM- oder Dokumentmanagement-Systeme), wird oft von Wiki Anhängern als "Bloatware" bezeichnet - also Software, die mit Funktionen überladen ist (quasi eine "eierlegende Wollmilchsau") und genau dadurch den Umgang mit ihr eher erschwert. Der Umgang mit derartiger "Wiki" Software wird bei den Best Practices im zweiten Teil noch eingehend behandelt.

Warum funktionieren aber Wikis, wenn sie doch nur mit wenigen für die oben genannten Zwecke spezifischen Funktionen ausgestattet sind? Und was kann man sich von einem funktionierenden Wiki-System im Unternehmen erhoffen?

Ein Hauptgrund für den Erfolg von Wikis ist sicherlich ihre Einfachkeit. Einfache Installation, Wartung und Betrieb; einfache Bedienung & somit einfache Arbeit. Wiki Software wird heutzutage meist einfach mittels unzip auf einem bestehenden Server deployed. Die Hardwareanforderungen sind minimal (minimale CPU Anforderungen, wenig HD (ca. 1/2 GB je 1.000 Seiten inkl. Bilder und Attachments)), die Software zumeist Open Source (siehe de.wikipedia.org/wiki/Liste_von_Wiki-Software) und in wenigen Stunden aufgesetzt und die Betriebskosten kaum der Rede wert (ca. 2PT pro Jahr).

Wiki Benutzer bekommen ein aufs Wesentliche reduziertes System - ohne Popups, JavaScript oder ActiveX Controls - mit selbstähnlichem Erscheinungsbild. Es dauern nur wenige Minuten, bis ein Wiki Benutzer sich mit einem guten Wiki angefreundet hat, und wenn er ein paar wenige Seiten im Wiki versteht, dann hat er keine Schwierigkeiten auch all die anderen Seiten zu verstehen und zu bedienen. Die Bedienung des Editors setzt keine Word oder HTML Fähigkeiten vorraus, ein einfacher Texteditor - angereichert mit wenigen, intuitiven Symbolen wie z.B. * für Listen, == Überschrift == für Überschriften oder '''fett''' für Fettschrift - reduziert die Schreibarbeit aufs wesentliche, nämlich das Ablegen der Informationen (und nicht das Layouting). Simple Hilfesysteme wie z.B. de.wikipedia.org/wiki/Hilfe:Bearbeitungshilfe oder www.wikimedia.de/files/Spickzettel.pdf helfen Neueinsteigern.

Weitere Gründe für den Erfolg von Wikis bzw. Möglichkeiten, die einem erfolgreiche Wikis im Unternehmen bringen sind:

  • Verfügbarkeit: Die meisten wikis sind web-basiert & damit - so es die Firma wünscht - überall dort verfügbar, wo Mitarbeiter einen Internetzugang haben
  • Sicherheit: Wikis können & sollten einfach mittels SingleSignOn (d.h. mit den Sicherheitsvorkehrungen, die im Unternehmen üblich sind) ins Unternehmensnetz eingegliedert werden bzw. ihren Inhalt ausschließlich via https kommunizieren.
  • Nachvollziehbarkeit: Es kann jederzeit nachvollzogen werden, wer was wann geschrieben hat. Dadurch wird Vandalismus oder bösartige Manipulation von Seiten von vornherein extrem unwahrscheinlich
  • Historisierung: Alle Änderungen werden bei Wikis in einer Art Repository abgelegt. D.h. jeder kann jederzeit auf eine bestimmte Version zurücksteigen bzw. Änderungen zwischen 2 Versionen untersuchen
  • Benachrichtigung: Man kann sich einfach über Änderungen ausgewählter Seiten benachrichtigen lassen bzw. prüfen, welche Änderungen insgesamt gemacht wurden bzw. Änderungen an von einem selbst angelegten bzw. geänderten Seiten
  • Aufdeckung impliziten Wissens: Wikis beherrschen über die Techniken des Semantic Webs die Möglichkeit implizites Wissen (d.h. Wissen, das verteilt auf mehreren Seiten abgebildet ist) abzurufen.
  • Bottom-Up Kommunikation: Wikis enthalten nicht das Unternehmenswissen, so wie es sich das obere und mittlere Management vorstellt, sondern - da es von allen Mitarbeitern gepflegt wird - das Wissen, das in der täglichen Arbeit angewandt wird. Dieses kann wiederum dem oberen und mittleren Management helfen die Prozesse und ihre Entscheidungen zu verbessern.
  • Produktivität: Die Wissenserfassung, -aufbereitung, -recherche, -wiederverwendung und -verbesserung ist ein Mittel um produktiveres Arbeiten zu ermöglichen und Unternehmenslernen anzukurbeln
  • Mitarbeitermotivation: Viele - aber sicher nicht alle - Mitarbeiter können durch die Möglichkeit zur Benutzung eines Wikis in ihrer Arbeit motiviert werden. Sie arbeiten nicht nur effizienter, sind mehr gewillt ihr Wissen zu teilen, sondern sind auch zufriedener mit ihrer Arbeit insgesamt.

Wie man sieht gibt es eine Reihe an Gründen, die für den Einsatz von Wikis in Unternehmen sprechen. Dennoch beklagen sich - wie oben erwähnt - mehr als die Hälfte aller Unternehmen, die Wikis einsetzen, über Probleme bei der Einführung von Wikis. So einfach, wie Wikis selbst sind, so komplex kann sich die erfolgreiche Einführung von Wikis in Unternehmen selbst gestalten. Im Teil 2 dieses Artikels (erscheint Anfang 2008) behandle ich genau dieses Thema & stelle 7 Best Practices vor, die wesentlich helfen können die Einführung von Wikis in Unternehmen zu einem Erfolg zu führen.

DI Sebastian Dietrich ist Berater der Firma ANECON und beschäftigt sich u.A. mit Wikis und ihrem Einsatz in Unternehmen & Projekten.