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Zeitplanung in agilen Projekten

Die Zeit ist für alle Lebewesen die bestimmende Messgröße. Und doch findet sie im Geschäftsleben oft zu wenig Beachtung – dies gilt insbesondere für IT-Projekte. Ich möchte folgend generell die Problematik der Zeitplanung erläutern, verschiedene Zeiteinheiten erklären und Ihnen gerne ein paar Tipps geben, wie Sie dieses theoretische Wissen in Projekten anwenden können.

Zeitplanung in agilen Projekten

Die Problematik

Die Zeit ist für alle Lebewesen die bestimmende Messgröße. Und doch findet sie im Geschäftsleben oft zu wenig Beachtung. Dies gilt insbesondere für IT-Projekte.

Menschen benötigen regelmäßige Erholungspausen wie Schlaf, arbeitsfreie Tage am Wochenende, Urlaub und auch untertags Pausen. Werden diese Notwendigkeiten nicht ausreichend berücksichtigt, dann führt dies zu einem Leistungsabfall und damit zu einer geringeren Effizienz.

Häufig werden jedoch „willkürliche“ Termine und Zeiteinteilungen festgelegt. Darunter verstehe ich eine Unterteilung in Einheiten, die nach Kriterien erfolgt, die keinen Bezug zu den Notwendigkeiten der im Projekt arbeitenden Menschen haben.

Die nicht agile Denkweise geht zuerst von gewünschten Anforderungen aus, betrachtet Kosten und setzt dann einen Termin fest. Oder der Termin richtet sich nach saisonalen Gegebenheiten, wie Urlaubszeit oder die Zeit der Weihnachtseinkäufe. Produkte müssen dann rechtzeitig verfügbar sein, um höhere Gewinne zu erzielen. Selbst Apps aus den App-Stores verkaufen sich zu Weihnachten besser als zu jeder anderen Zeit im Jahr.

Die Größe von Arbeitspaketen in konventionellen Projekten beziehungsweise von „Stories“ bei einem agilen Vorgehen wird zumeist nicht auf sinnvolle natürliche Zeitgrößen abgestimmt, sondern von der zu bearbeitenden Aufgabe abgeleitet.

In der Praxis entstehen durch diese Vorgangsweise:

  • Höhere Kosten
    Alle Projektbeteiligten rechnen damit, bis zum geplanten Projektende beschäftigt zu sein und erledigen bis dahin alle wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben, die in einem großen Arbeitspaket versteckt sind. Erst eine feinere Aufteilung ermöglicht eine Priorisierung und Steuerung. Erfahrungsgemäß wird besonders am Projektbeginn zu wenig priorisiert, weil subjektiv noch genug Zeit zur Verfügung steht (vergleiche auch das Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich so aus, wie Zeit für die Erledigung verfügbar ist“).
  • Längere Projektlaufzeiten als notwendig
    Die Fertigstellung des Produktes (dazu gehören auch Installation der Bereitstellung Infrastruktur, Anwendertests, Qualitätssicherung, Abnahme) wird zumeist vor einem Meilenstein geplant. Durch diese rückwärtsgerichtete Planung ist ein früherer Abschluss als zu diesem Meilenstein somit gar nicht möglich. Kürzere Zeitspannen in Iterationen schaffen Flexibilität im Gegensatz zur Planung mit einigen wenigen Meilensteinen.
  • Schlechtere Planbarkeit und Kontrolle
    Zu große Einheiten führen zu unüberblickbaren Konglomeraten von Tasks, die schlechter planbar sind. Der Fortschritt eines Arbeitspaketes oder einer Story, die mehrere Wochen dauert, erscheint Außenstehenden subjektiv als nicht vorhanden.

 

Lösungsfindung

Um diesen Problemen zu begegnen, müssen wir uns zuerst mit den Grundlagen der Zeit beschäftigen, und insbesondere wie sie in unserem Arbeitsleben auf uns wirkt.

In der Antike wurden zwei Begriffe für die Zeit unterschieden: Chronos, der messbare Verlauf der Zeit, und Kairos, der günstigste Zeitpunkt für eine Entscheidung oder eine Tat. Diese Herangehensweisen sind so grundsätzlich unterschiedlich wie Form und Inhalt. In der modernen Arbeitswelt begegnen uns diese Konzepte zum Beispiel in der Form von Iterationen und Meilensteinen: nach Chronos wird die gesamte Laufzeit in kleinere Einheiten heruntergebrochen, dies können Iterationen (Sprints) sein. Die Meilensteine bezeichnen den günstigsten Zeitpunkt der Fertigstellung eines Teiles des Produktes nach Kairos.

 

Arten von Zeiteinheiten

Beim Herunterbrechen der Zeit in kleinere Einheiten sind künstliche und natürliche Größen zu unterscheiden.

Künstliche haben dabei keinen relevanten Bezug zu menschlichen Bedürfnissen und natürlichen Gegebenheiten. Darunter fallen zum Beispiel Monat, Stunde, Minute und in unserer modernen Welt das Jahr.

„Natürliche“ Unterteilungen sind Viertelstunde, Unterrichtsstunde, Arbeitstag, Woche oder Semester.

Was ist der Unterschied und warum ist dies relevant?

Eine Unterrichtsstunde beträgt 45 Minuten. Nach neuropsychologischen Untersuchungen ist dies die Zeitspanne, die sich ein Erwachsener (der Vortragende) mit einer akzeptablen Fehlerrate konzentrieren kann (Paus, 1997). Die geringste Fehlerquote bei Erwachsenen wird bei etwa 15 Minuten konzentrierter Arbeit erzielt. Kinder haben eine geringere Aufmerksamkeitszeitspanne je nach Alter von 20 – 30 Minuten. Methoden des Timeboxing verwenden ebenfalls ähnlich kurze Zeiträume, um möglichst unterbrechungsfreie Etappen mit hoher Konzentration zu ermöglichen.

Ein Arbeitstag, genauso wie die Woche ist eine natürliche Unterteilung, da die Freizeit am Abend oder das Wochenende eine Unterbrechung im Arbeitsfluss darstellt. Diese Erholungspausen sind wesentlich für die Leistungsfähigkeit. Andererseits verursacht diese Unterbrechung auch einen höheren Aufwand, wenn nicht abgeschlossene Tätigkeiten wieder aufgenommen werden sollen und die Ergebnisse mit Teamkollegen abzustimmen sind.

Genauso ist ein Semester eine Unterteilung, da es die Urlaubszeiten abgrenzt. Daneben sind auch wichtige Feiertage (wie „Thanksgiving“ oder Weihnachten) zu berücksichtigen, da viele Produkte rechtzeitig für diese zur Verfügung stehen müssen. Ein weiteres Beispiel ist der Vorgang der Budgetierung für das kommende Jahr, der in vielen Firmen auch in einem festgelegten Zeitraum erfolgt.

Die künstlichen Einteilungen wie Stunde und Monat haben hingegen keine relevante Entsprechung zu menschlichen Notwendigkeiten oder wirtschaftlichen Realitäten. Es sind willkürliche Größen und dadurch für eine Einteilung schlechter geeignet.

 

Optimale Definition der zeitlichen Einheiten in Projekten

Aus den oben angeführten Grundlagen kann ein Modell abgeleitet werden, das natürliche Größen berücksichtigt. Das Projektvorgehen muss an diese angepasst werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Eine Ableitung aus den fachlichen Anforderungen, wie es in vielen Vorgehensmethoden praktiziert wird, führt zu suboptimaler Effizienz.

Im Folgenden wird Begriffen aus Vorgehensmodellen in IT-Projekten eine sinnvolle Zeitspanne gegenübergestellt, die als maximale Grenze dienen soll.

 

Natürlich=optimal

Maximal

Task

20 – 45 min

2* 45 min

Story

< 1 Tag

3 Tage

Sprint

1 Woche

2 Wochen

Projekt

4 Monate

6 Monate

 

Wie kommen diese Größenordnungen zustande?

Die empfohlene Länge eines Tasks richtet sich nach der Aufmerksamkeitsspanne eines Erwachsenen. Ein Task sollte unbedingt innerhalb eines Tages abgeschlossen werden, weil dies für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team wichtig ist. Dadurch wird jeden Tag Fortschritt im Projekt erzielt. Software-Entwickler werden ihre Arbeit nach Abschluss des Tasks den Teamkollegen zur Verfügung stellen, indem Sie ihre Änderungen im Sourcecodeverwaltungssystem „commiten“ und eine kontinuierliche Integration ermöglichen.

Stories sollen idealerweise innerhalb eines Tages, jedoch in jedem Fall innerhalb eines Sprints abgeschlossen werden. Dies ist für die Steuerung und Planung wesentlich und es wird in jedem Sprint Funktionalität fertig, die vom Kunden reviewed werden kann. Dies führt zu einem Feedback – Zyklus, der möglichst kurz sein sollte.

Die Sprintlänge richtet sich nach der nächsten natürlichen Zeiteinheit – der Woche. Aus der Praxis sind Projekte mit Sprintlängen ab 3 Wochen schwerfällig zu steuern und erzeugen viele Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten Umsetzung und Qualitätssicherung.

Projekte sollten in Teilprojekte zerlegt werden, wenn sie länger als 5 Monate dauern. Dadurch ist einerseits eine bessere Steuerung möglich und andererseits können geänderte Anforderungen, Auftragslage, Budgetierung, sowie die Urlaube des Projektteams besser berücksichtigt werden.

Wie können Sie dieses Wissen in Projekten anwenden?

Hier ein paar Vorschläge für die Zeitplanung in agilen Projekten:

  • Machen Sie spätestens nach 45 min konzentrierter Arbeit eine Pause und nehmen Sie sich Tasks vor, die sie innerhalb dieser Zeit erledigen können.
  • Splitten Sie große Stories in kleinere Stories, die in einem Arbeitstag erledigt werden können.
  • Am Ende jeder Woche soll ein Ergebnis aus mehreren kleinen Stories geschafft werden. Dann können Sie beruhigt das Wocheende genießen, im Wissen etwas geschafft zu haben.

Ich freue mich, wenn ich Ihnen hier ein paar Inputs geben konnte. Wenn Sie aus Ihrer Praxis weitere Erfahrungen für die Zeitplanung in agilen Projekten haben, wäre es großartig, wenn Sie diese hier mit uns teilen.

 

Paus, T. e. (1997). Time-related changes in neural systems underlying attention and arousal during the performance of an auditory vigilance task. J. Cogn. Neurosci. 9.

Über Kairos: http://de.wikipedia.org/wiki/Kairos

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