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Projekte strukturieren mit geeigneten Tools

Sie wollen Projekte und Aufgabenstellungen strukturieren, visualisieren und kommunizieren, wissen aber nicht wie? Ich möchte Ihnen einige Tools zeigen, die uns die Arbeit wesentlich erleichtern und dabei nicht einmal viel kosten.

Projekte strukturieren_Titelbild

Ein Blatt Papier oder ein Flipchart helfen uns bei ersten Überlegungen, eine Aufgabenstellung nach verschiedenen Gesichtspunkten zu unterteilen. Für einen raschen Start sind sie gut geeignet. Spätestens bei den ersten Änderungen stoßen wir damit jedoch rasch an die Grenzen des Mediums. Ein Werkzeug muss also her, einfach zu bedienen, damit wir nicht Zeit mit dem Lesen von Hilfeseiten oder Handbüchern verschwenden. Das Ergebnis soll visuell herzeigbar sein, wir wollen es weitergeben, darüber mit anderen sprechen und es weiter verbessern. Nachfolgend ein paar Tipps, welche Programme Sie dazu verwenden können, ohne das Jahresbudget ihrer Abteilung aufzubrauchen.

 

Mögliche Aufgabengebiete

  • Projektstrukturpläne (PSP)
    Um Projekte nach Tätigkeiten, Ergebnissen (Objekten) oder Projektphasen zu gliedern. Work Breakdown Structures (WBS), wie sie im Englischen heißen, sollten grafisch aufgebaut sein, um so ein rascheres Verständnis zu ermöglichen. Mit Excel oder Gantt-Diagrammen gelingt das leider weniger gut.
  • Business Analyse / Requirements Engineering
    Fachliche Funktionalitäten, beteiligte Abteilungen/Rollen/Personen, betroffene Schnittstellen, vorhandene Prozesse, wir werden unzählige Male ein solches Werkzeug brauchen, um uns eine Übersicht zu verschaffen.
  • Test
    Um Testszenarien und Testfälle zu sammeln.
  • Agile Entwicklung
    Für die Aufteilung von Epics und User Storys.
  • Brainstorming
    Zum Beispiel für die Ermittlung notwendiger Tasks im nächsten Sprint.

Es ist nicht das Ziel, mit diesen Tools spezielle Software für Anforderungs- oder Testmanagement, für Kanban Boards oder Story Mapping zu ersetzen. Es sind Hilfsmittel, mit denen wir Struktur in ein Thema bringen. Wobei die professionellen Versionen der hier vorgestellten Programme enormes Potential nach oben aufweisen.

 

Mindmaps

Mindmapping-Tools sind Universalwerkzeuge. Wie Schweizer Taschenmesser, mit denen wir viele dieser Aufgabenstellungen in Griff bekommen. Mindmaps unterstützen assoziatives Denken, das Clustering von Themen. Ausgehend von einem zentralen Begriff regen sie unsere linke und rechte Gehirnhälfte an, miteinander zu arbeiten, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Es gibt dafür unzählige Tools, von einfach bis komplex. Ich konzentriere mich in meiner Übersicht auf ein paar Desktop-Versionen, die sich durch Integration von MS-Office und MS-Project auszeichnen. Mit ihnen können wir unsere Ergebnisse nicht nur als Bild oder PDF speichern, sondern nach Word und Excel exportieren bzw. umgekehrt von dort importieren. Oder mit dem Inhalt Webseiten und Powerpoint-Folien erstellen.

Sogar Aufgabenverwaltung, Kostenplanung, die Abbildung von Fertigstellungsgrad, Beginn- und Enddaten, GANTT-Diagrammen, inklusive Import/Export von und nach MS-Project ist mit ihnen möglich. Einfache und manchmal auch mittlere Projekte kann man mit ihnen guten Gewissens planen, falls das administrative Handling hauptsächlich die Aufgabenübersicht betrifft.

Das Projekt

 

Mindmanager

Das Produkt des Herstellers Mindjet gibt es bereits lange am Markt und war meines Wissens eines der ersten, das sich der Integration mit MS-Office widmete.  Im Projekt-Magazin gab es zuletzt eine Besprechung der aktuellen Version, die einen Überblick darüber verschafft, wie ein Mindmapping-Tool zum Strukturieren von Projekten genutzt werden kann: Artikel im Projekt-Magazin

Webseite des Herstellers: Mindjet/Mindmanager

Mindview

Die Software vom Hersteller Matchware ist inzwischen in der sechsten Version erhältlich. Mir gefällt nicht nur die Software sehr gut, auch den Aufbau der Webseite finde ich vorbildlich und übersichtlich.

Webseite des Herstellers: Matchware/Mindview

MindGenius

MindGenius ist ebenfalls kein Neuling am Markt, die aktuelle deutschsprachige Versionsnummer 5.1. zeugt von einer stetigen Weiterentwicklung.

Webseite der Herstellers: MindGenius

Vergleich

Alle drei Produkte verfügen über umfangreiche Funktionen, viele professionelle Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten. Die Preise für Einzelplatzversionen liegen zwischen rund 200 und 500 EUR. Anbei zwei Links zu einem Test mit Vergleich der Funktionen unter besonderer Betrachtung der Integration von MS-Office und MS-Project. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die einzelnen Vor- und Nachteile, abhängig von Ihrem persönlichen Bedarf.

Deutschsprachiger Test (älter): Test professioneller Mind Mapping Software

Englischsprachiger Test (aktueller): Mind Mapping Software Review

Alternative Freeware: XMind

Unter den vielen am Markt befindlichen kostenfreien Mindmapping-Tools ist XMind mein persönlicher Favorit, da es nicht nur unter Windows oder auf dem Mac läuft, sondern auch unter Linux oder als portable Version installierbar ist. Für eine Freeware stellt es dem User ansprechende Vorlagen und Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Um 115 EUR gibt es eine professionelle Version mit erweiterten Möglichkeiten, z. B. dem Export nach MS Office und MS Project (allerdings kein Import).

Webseite ders Herstellers: XMind

 

Klassische Projektmanagement Tools

 

Projektstrukturplan (PSP) – WBStool

Mit WBSTool kann man einen klassisch aufgebauten PSP erstellen, hierarchisch geordnet. Es gibt eine voll funktionsfähige Trial-Version zum Ausprobieren. Die Software ist in mehreren Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang käuflich erhältlich (39 – 225 Pfund).

Webseite des Herstellers: WBStool

Open Source Alternative zu MS Project: ProjectLibre

Die Software ist MS Project nachempfunden, kann MS-Project-Files öffnen, bearbeiten und speichern. Falls Ihr Chef keine Originallizenz spendiert, eine ernst zu nehmende Variante.

Deutsche Webseite: ProjectLibre deutsch)

Englische Webseite: Project Libre (International)

 

Concept Maps

 

500px-Concept-Map_de.svg

Quelle: https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=5558414

Concept Maps gehen im Unterschied zu Mindmaps nicht von einem, sondern von mehreren zentralen Begriffen aus, stellen die Querverbindungen zwischen ihnen her und beschreiben sie. Die Verbindungen müssen nicht hierarchisch sein. Sie eignen sich gut dafür, Zusammenhänge in einem Wissensgebiet zu visualisieren und rasch zu erfassen.

Eine übersichtliche Darstellung zum Konzept der Concept Maps gibt es zum Beispiel unter: www.knowledgemaps.info

CMap Tools

Ein intuitiv zu bedienendes Werkzeug vom Institute for Human & Machine Cognition, das kostenlos für kommerzielle Zwecke eingesetzt werden darf. Für strukturierte Darstellung von Inhalten oder Wissensmodellen und ohne viel Anlaufzeit einsetzbar.

Webseite des Anbieters: Institute for Human & Machine Cognition

yEd Graph Editor

Das Programm bietet eine Fülle von Features und vielfältige Exportmöglichkeiten, um kostenlos Diagramme zu erstellen und zu bearbeiten. Ideal, falls Sie gerade kein Visio zur Hand haben und einen Ablaufplan, eine Prozessbeschreibung, ein UML-Diagramm oder eine Concept Map brauchen, um ein Thema verständlich aufzubereiten.

Webseite des Herstellers: yED Graph Editor

 

Zum Abschluss

Verwenden Sie ein nützliches Tool zum Strukturieren von Projekten, das Sie uns und unseren Lesern empfehlen möchten? Wir freuen uns über Ihr Feedback!

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