Knowledge Management

Projekt Wissensmanagement

Im Laufe eines Projekts werden sehr viele Leistungen und Ergebnisse erbracht, aber auch sehr viel an Wissen generiert. Wissen, das teilweise für das Projekt bzw. Produkt selbst, aber auch für nachfolgende Projekte sehr wertvoll sein kann. So wertvoll all diese Information ist, so wichtig sollte sie auch betrachtet und verwaltet werden.

Wissensmanagement

Wer kennt die Diskussionen nicht: Da war doch was… Wieso haben wir damals diese Entscheidung getroffen…? Weißt du vielleicht noch…? Wo finde ich…? Das wusste nur x, der leider nicht mehr bei uns arbeitet…

Wäre es nicht wundervoll all dieses Wissen zentral für alle Mitarbeiter in der Firma zugänglich zu haben? Wissen nicht zu verlieren, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt? Neuen Mitarbeitern zu ermöglichen, schnell die Information zu finden, die sie brauchen? Neue Herausforderungen effizient zu meistern indem bereits Gelerntes schnell gefunden und angewendet werden kann?

 

Arten der Information

Das Thema Wissensmanagement betrachte ich als „ganzheitliches“ Thema. Es geht hier nicht nur um die klassische Dokumentation wie Lastenheft, Pflichtenheft, Benutzerdokumentation usw. Darüber hinaus gibt es viele andere Artefakte, die betrachtet werden könnten und sollten, wie z.B. technische Dokumentation der Entwicklungsumgebung, verwendete Tools und Add-ons und deren Konfiguration, Coding Guidelines / Best Practices, Architektur- und Designentscheidungen und viele andere. Die Liste lässt sich vermutlich noch endlos erweitern – eine vollständige Liste lässt sich leider nicht einfach erstellen, da es von Fall zu Fall unterschiedlich sein wird. Genaugenommen geht es noch viel weiter: Es muss sich hier nicht um ein einzelnes Projekt handeln. Idealerweise wird es projektübergreifend gelebt um das angeeignete Wissen effizient bei neuen Herausforderungen zu nutzen und daraus zu profitieren.

 

Toolunterstützung

Auch hier lässt sich leider keine ultimativ gültige Antwort geben. Meiner Meinung nach ist es unumstritten, dass Tools notwendig sind, um Informationen zu verwalten. Aber es muss nicht das non-plus-ultra Tool sein, das auf Wissensmanagement spezialisiert ist.

In vielen Firmen gibt es bereits eine technische Infrastruktur – die nicht zwangsläufig mit diesem Hintergrund implementiert wurde – die sich hervorragend für das Verwalten von Information eignet wie z.B.

  • Netzwerkspeicher zum Ablegen von Office Dokumenten
  • Microsoft SharePoint, einerseits zum Ablegen von Office Dokumenten, andererseits lassen sich damit auch sehr einfach Listen, Kalender, Wiki etc. out of the box konfigurieren
  • Microsoft OneNote, Evernote um Notizbücher gemeinsam zu verwenden
  • Trello Boards und andere Online Tools
  • Wiki zum Verwalten von strukturierten und nicht strukturierten Inhalten wie z.B. DokuWiki oder Confluence um zwei namentlich zu erwähnen
  • Lotus Domino/Notes bzw. IBM Collaboration Solutions

Tools gibt es wie man gerne sagt „wie Sand am Meer“. Meiner Meinung nach muss es kein spezielles Wissensmanagement Tool sein. Man sollte sich die Fragen stellen, was will ich an Informationen ablegen, welche Plattform wäre sinnvoll bzw. welche habe ich vielleicht bereits zur Verfügung ohne zusätzliche Kosten und Aufwand.

Wichtiger als die Technologie und Funktionalität des Tools erachte ich Aspekte wie:

  • Ist die Information für alle zentral zugänglich
  • Kann ich das Tool schnell und effizient zum Einsatz bringen
  • Ist es einfach zu verwenden
  • Werden die Kollegen es akzeptieren und motiviert sein, es zu verwenden

In diesem Zusammenhang ist es auch sehr wichtig zu betonen, dass keine „Überadministration“ gelebt werden soll. Es sollte einfach, unbürokratisch und unkompliziert sein, sein Wissen zu vermitteln und Wissen zu erlangen. Wissensmanagement lebt überwiegend davon, dass Mitarbeiter ihr Wissen gerne vermitteln und dokumentieren. Selbstverantwortung ist ein Schlüssel zum Erfolg. Wenn Hürden in den Weg gelegt werden, wird das Projekt Wissensmanagement sehr schnell ein Ende finden. Lieber etwas einfacher und nicht perfekt, dafür gelebt!

 

Ganz nebenbei Mehrwert

Zur Veranschaulichung ein einfaches Beispiel, wo Wissensmanagement sehr hilfreich sein kann: In vielen Unternehmen werden nebenbei interne Projekte umgesetzt. Die Priorität dieser Projekte ist oftmals gering, da sie nicht unbedingt dringend sind und Mitarbeiter anderweitig verplant sind – um die Kernkompetenz eines Unternehmens zu erfüllen. Das kann bedeuten, dass ein Produkt über einen langen Zeitraum, mit Unterbrechungen, von verschiedenen Personen umgesetzt wird. Die logische Konsequenz: es kann sehr schwierig sein den Überblick zu behalten. Was ist das Ziel? Was sind die Anforderungen an das Produkt (Soll-Zustand)? Was wurde bereits implementiert (Ist-Zustand)? Wer sind die Ansprechpartner? In welchem Zustand ist der Code? Noch schwieriger wird es für einen Mitarbeiter, der erst neu im Unternehmen begonnen hat, da er weder die Geschichte des Projekts, noch die Ansprechpartner und mögliche Unternehmens Guidelines und Best Practices kennt.

In solch einem Fall ist es umso hilfreicher, wenn die entsprechende Information verfügbar ist. Ein paar beispielhafte Artefakte:

  • Product Owner und Product Backlog
  • Bereits umgesetzte User Stories
  • Informationen zur Systemlandschaft (wo finde ich den Source Code, Server, Installation der Entwicklungsumgebung inkl. benötigter Add-ons, Konfiguration etc.…)
  • Guidelines und Best Practices (für Architektur, Coding, …)
  • Clean Code: So eigenartig dieser Punkt hier auch erscheinen mag, aber auch der Code dokumentiert die Umsetzung und Anforderungen eines Produkts. Je sauber der Code (mit Inline Dokumentation wo benötigt), desto offensichtlicher die Architektur, Integration und Funktionalität
  • Unit Tests: Möglicherweise auch nicht so offensichtlich, allerdings helfen Unit Tests stark für das Verständnis und die Funktionalität des Codes

Das Ziel muss nicht sein, alles bis ins letzte Detail zu definieren und zu dokumentieren, weder alles 100% methodisch richtig umzusetzen – wobei das sicher ideal wäre. Aber eben gerade so viel, dass man weiß worum und wie es weiter geht. Derlei Information kann die Effizienz ungemein steigern, da ein Mitarbeiter rasch und schnell neue Features umsetzen kann, wenn er/sie vielleicht ein paar Stunden oder Tage zur Verfügung hat. So kann aus einem nebenbei, effizient umgesetztem Projekt, möglicherweise schnell ein Mehrwert entstehen.

 

Fazit

Wissensmanagement ist ein sehr breit gefächertes Thema und umfasst sicherlich viel mehr, als in diesem Artikel angeschnitten werden konnte. Wesentlich ist, Bewusstsein zu schaffen, sich damit auseinanderzusetzen, gemeinsam einen möglichen Lösungsweg auszuarbeiten, zu leben und im Laufe der Zeit zu verbessern und zu adaptieren wenn es notwendig ist.

Ich möchte behaupten, dass Wissensmanagement in der einen oder anderen Art lebensnotwendig ist. Und auf die eine oder andere Art wird es auch betrieben, egal ob aktiv oder passiv, mit oder ohne Tool, bewusst oder unbewusst. Aber je sichtbarer und zugänglicher die Information für alle ist, desto mehr wird jeder einzelne und im Endeffekt das Unternehmen davon profitieren.

Wissensmanagement ist meiner Meinung nach ein sehr interessantes und spannendes Thema für alle von uns, nicht nur in der IT Branche. „Ich weiß, dass ich nicht weiß“ ist eine sehr wichtige Erkenntnis, aber wenn ich weiß, wo ich es finde, und es noch dazu umsetzen kann, dann bin ich im Vorteil gegenüber den Mitbewerbern. Durchdachtes und gelebtes Wissensmanagement kann der erste Schritt dazu sein.

Ein letzter Gedanke für heute zu diesem Thema: Genau so, wie Wissen verloren gehen kann wenn sich ein Mitarbeiter verabschiedet, kann Wissen auch verloren gehen wenn sich eine Festplatte verabschiedet. Egal welches Tool, ein Backup mit funktionierendem (!) Recovery kann Wissen retten 🙂

 

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