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Key Performance Questions – wer fragt, gewinnt!

Management by Objectives (zu Deutsch: Führung durch Zielvereinbarung) ist ein weit verbreiteter Ansatz der Mitarbeiterführung  – aber die besten Zielvorgaben sind auch nur so gut wie deren Messbarkeit:

  • Woran erkenne ich, ob ich mein Ziel erreicht habe?
  • Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit mein(e) Vorgesetzte(r) mit meiner Leistung zufrieden ist?

Der Erfolg dieser Messung hängt wesentlich davon ab, ob dem/der zu Beurteilenden klar ist, welche Maßnahmen ihn/sie diesem Ziel näherbringen.

key performance questions

Oft habe ich erlebt, dass bei Zielformulierungen sehr situationsbezogen gehandelt wird, anstatt Ziele in zu erledigende Tasks herunter zu brechen. Die Fortschrittsmessung findet durch eine „Grobschätzung des Gesamteindrucks“ an meist zu selten gesetzten Meilensteinen statt (z.B. Mitarbeitergespräch).

Dabei würden sich so viele Vorteile ergeben, wenn man Vorgaben klar formuliert, aufgegliedert in einzelne Tasks, um so deren Fortschritt zu messen: ich weiß was zu erledigen ist, die Kollegen wissen, welche Tätigkeiten auf  sie zukommen und können sich mit allem rüsten, was sie dafür brauchen. Ebenso ist transparent, ob eventuell Schulungsmaßnahmen oder Hilfsmittel nötig sind. Durch zuvor klar formulierte Fragen kann gemeinsam gemessen werden, ob das jeweilige Ziel erreicht ist.

Und weil alles besser (be)greifbar ist, wenn es einen (schönen) Namen hat, nennen wir diese Fragen „Key Performance Questions“ (kurz KPQs)  in Analogie zu den weithin bekannten „Key Performance Indikatoren“ (KPIs), deren Aufgabe es meist jedoch ist, Antworten zu geben.

…und wie funktioniert es konkret?

Machen Sie mit mir 3 Schritte und erleben Sie an einem kleinen, einfachen Beispiel, wie schnell Sie zu dieser neuen Transparenz kommen können.

 

Mit 3 Schritten in eine neue Transparenz:

 

1. Schwerpunkte setzen

Diese Schwerpunkte finden sich leicht, auch aus diversen Management-Folien oder aus Lehrbüchern kann man sich Inspiration holen. Nehmen wir als „Meta-Beispiel“ den Schwerpunkt „Transparenz“. Lassen Sie vor Ihrem geistigen Auge ein Bild entstehen: Wie sieht das für mich aus? Welchen Mehrwert bringt das? Formulieren Sie nun ein bis zwei Sätze, die genau dieses Bild beschreiben, z.B.

  • Jeder Mitarbeiter und Stakeholder kann jederzeit das Ziel, die Maßnahmen und die aktuellen Prioritäten sowie auch den Fortschritt auf dem Weg dorthin einsehen. Dadurch weiß jeder woran er ist und was von ihm erwartet wird.

 

2. Pro Schwerpunkt kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen ableiten

Mit diesem Bild vor Augen und der Kenntnis über die aktuelle Situation geht es nun darum, den Weg dorthin zu beschreiben. Je näher die Maßnahme liegt, desto konkreter kann sie formuliert werden.

In unserem Beispiel zu „Transparenz“ könnten diese Maßnahmen lauten:

Kurzfristig: (nach ca. 1 Monat)

  • Den 3 Schritten in die Transparenz folgen
  • Übersichtliche Abbildung der Ziele, Maßnahmen und Fragen zur späteren Erfolgskontrolle und -darstellung
  • Plattform zur Ablage/Verteilung schaffen
  • Informieren der beteiligten Mitarbeiter und Stakeholder

Mittelfristig: (nach ca. 3 Monaten)

  • Ein erstes Review zur Erreichung der kurzfristigen Ziele durchführen
  • Nachschärfung der Fragen nach den ersten Erfahrungen
  • Anpassen von Prioritäten der Maßnahmen (wenn sich z.B. Gegebenheiten ändern)
  • Vereinbarung der weiteren Reviews

Langfristig: (nach ca. 8 Monaten)

  • Regelmäßige Reviews zeigen Fortschritte, Defizite und Hürden
  • Prioritätsanpassungen können ohne großen Zeitverlust durchgeführt werden
  • Mitarbeiter und Stakeholder profitieren vom Mehrwert dieser Transparenz

 

3. Key Performance Questions formulieren

Zu jeder Maßnahme ist mindestens eine Frage zu formulieren, deren positive Beantwortung die erfolgreiche Erfüllung feststellt. Achten Sie hierbei darauf, dass es sich um geschlossene Fragen handelt, die im Review-Gremium beantwortet werden können können.

Fragen wie „Wissen alle Beteiligten Bescheid?“ werden Ihnen nicht weiterhelfen. Einerseits weil es schwer zu überprüfen ist, und andererseits, weil es letztendlich nicht in Ihrer Macht liegt, anderen Personen zu Wissen zu verhelfen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass hier die Tücke im Detail liegt und Sie – ähnlich wie bei agilen Methoden – bei jedem Durchlauf die eine oder andere Verbesserung vornehmen und sich so stetig weiterentwickeln werden.

Außerdem gilt es zu berücksichtigen, dass bei den mittelfristigen Fragen evtl. auch schon Vorarbeiten zu den langfristigen Maßnahmen zu berücksichtigen sind.

 

Fragen für unser Beispiel:
(Da dies ein sehr überschaubares Beispiel ist, sind die Fragen sehr detailliert formuliert – üblicherweise ist die Flughöhe hier eine höhere.)

Nach den kurzfristigen Maßnahmen: (nach ca. 1 Monat)

  • Sind die Schwerpunkte inkl. Zielbild formuliert?
  • Gibt es daraus abgeleitete Maßnahmen?
  • Sind die Key Performace Questions entworfen?
  • Gibt es einen Ablageplatz für die o.g. Informationen?
  • Sind die Schwerpunkte, Maßnahmen und KPQs auf der Plattform abgelegt, sodass Teammitglieder und Stakeholder darauf zugreifen können?
  • Wurden Teammitglieder und Stakeholder initial informiert?

Nach den mittelfristigen Maßnahmen: (nach ca. 3 Monaten)

  • Hat ein erstes Review zur Beantwortung der Fragen zur Erreichung der kurzfristigen Ziele stattgefunden?
  • Wenn es zu Fragen Bedarf zur Nachschärfung gab: Wurde diese durchgeführt?
  • Wurden im Review die Prioritäten besprochen und ggf. angepasst?
  • Liegt die aktualisierte Version der KPQs auf der o.g. Plattform für alle erreichbar bereit?
  • Sind weitere Review-Termine vereinbart?

Nach den langfristigen Maßnahmen: (nach ca. 8 Monaten)

  • Haben seit dem 1. Review weitere Termine zur Beantwortung der Fragen stattgefunden?
  • Entspricht der dargestellte Fortschritt der Wahrnehmung der befragten Stakeholder?
    (ein „Nein“ deutet auf nicht berücksichtigte Bereiche oder veränderte Prioritäten hin)
  • Gibt es ein Beispiel für eine Maßnahme, die aus einem KPQ-Review abgeleitet wurde, um das Ziel besser zu erreichen?
  • Gibt es ein Beispiel für eine Prioritätsanpassung, die dazu geführt hat, dass ohne großen Aufwand die Aufmerksamkeit auf die aktuell wichtigen Themen gerichtet wurde?
  • Sehen die befragten Stakeholder und Mitarbeiter einen Mehrwert in dieser Darstellungsform?

 

In einer konkreten Umsetzung gäbe es mehrere Schwerpunkte – darum habe ich die oben genannten Beispiel-Maßnahmen zur Erreichung von Transparenz auf die fiktiven Schwerpunkte: Team – Klarheit – Darstellung verteilt.

So könnten Ihre KPQs zum Schwerpunkt „Klarheit“ am Tag des 1. Reviews aussehen:
(Erklärung: e…erreicht / t…teilweise erreicht / o…offen)

klarheit-review

 

Während der Phase zwischen kurz- und mittelfristig (z.B. nach 2 Monaten) könnte Ihre Fortschritt-Statistik wie folgt aussehen:

erreichung

 

Haben Sie eine langfristige Strategie für Ihre Organisation und mittelfristige Team- oder Mitarbeiterziele? Nach welcher Methode arbeiten Sie?

Ich habe diese Methode selber erfolgreich pilotiert: Alle Beteiligten empfanden die Verbindlichkeit und Transparenz dieser Art der Zielverfolgung hilfreich.

Fragen, Anmerkungen und Erfahrungsberichte gerne als Kommentare oder auch direkt an mich: ursula.mayer-schwalb@anecon.com, ich freu mich drauf!

 

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