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Get up, Stand Up!

Sind Stand-Ups nur eine Modeerscheinung? Eine tägliche Verpflichtung mehr, die in Wirklichkeit aber nur wertvolle Zeit vergeudet? Nein. Richtig eingesetzt, sparen Sie durch Stand-Up Meetings Zeit und unterstützen damit die so wichtige Kommunikation im Team.

Stand-Up Meetings

Die Spielregeln

Die Regeln für Stand-Up Meetings sind ganz einfach:

  • Eine fixe Beginnzeit
  • Täglich durchführen
  • Alle Mitglieder des Teams nehmen daran teil
  • Jeder berichtet
    • was er/sie getan hat
    • was er/sie für heute plant und erreichen will
    • wo es Schwierigkeiten oder Hindernisse gibt
  • Es spricht immer nur eine Person
  • Die Redezeit ist kurz, z. B. ein bis maximal zwei Minuten
  • Während dem Meeting stehen alle, daher der Name „Stand-Up“

Welchen Sinn haben diese Regeln?

Nun, es hat schon einen Grund, dass die Idee zu Stand-Ups aus der Software-Entwicklung stammt. Kommunikationsfreude ist nicht bei allen Developern gleich hoch ausgeprägt. Manche nutzen lieber ein Tool, einen Chat-Room oder dergleichen, bevor sie es mit persönlicher Informationsweitergabe versuchen. Der Weg ins Nachbarzimmer erscheint manchmal unüberwindlich. Der Status einer Aufgabenstellung ist für andere im Team zuweilen undurchschaubar und der Blick darauf mit technischen Fachausdrücken verstellt.

Herkömmliche Meetings als Gegenmaßnahme erfreuen sich ebenfalls geringer Beliebtheit. Sie entpuppen sich als wahre Zeitfresser. Gut beabsichtigt verfehlen sie ihr gedachtes Ziel mangels geeigneter Vorbereitung oder passender Teilnehmer. Regelmäßige Jour-Fixes können aufgrund ihrer Eintönigkeit manchmal sogar mit bestimmten Formen asiatischer Foltermethoden konkurrieren, bei denen das regelmäßige Fallen von Wassertropfen bei scheinbar gleichzeitiger Ausdehnung von Zeit im Mittelpunkt steht.

Ein Stand-Up soll kurz sein und sich auf wesentliche Aspekte konzentrieren.

Woran arbeitet jeder aktuell, was wurde erreicht oder konnte abgeschlossen werden, was steht heute an und vor allem, wer benötigt Unterstützung, weil es Hindernisse gibt, sogenannte Impediments. Es ist ein kurzer Austausch, so wenig formal wie möglich, so informativ wie nötig. Die Teilnehmer berichten nicht an einen Teamleiter oder Scrum Master, sondern geben ihre Informationen an ihre Teamkollegen und -kolleginnen weiter. Nicht um kontrolliert zu werden, sondern damit alle im Team über die gleiche Informationsbasis verfügen, um bei Problemen gegebenenfalls im Team rasch Unterstützung zu bekommen oder auf vorhandene Schwierigkeiten aufmerksam zu machen, zum Beispiel auf Themenbereiche, die der Einzelne selbst nicht lösen kann.

Erkannte Impediments, die bei der Zielerreichung behindern, können vielfältig sein. Mangelhafte WLAN-Verfügbarkeit, fehlende Software-Lizenzen, Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit einem anderen Team, ungeklärte Fragen zu Prozessen oder Anforderungen, unklare Schnittstellen, erforderliches Refactoring, … die Liste ließe sich beinahe endlos fortführen.

Das Stand-Up ist die Basis für den aktuellen Arbeitstag.

Daher findet es idealerweise in der Früh statt oder zumindest am Vormittag, zu einer Zeit, an der es sich alle einrichten können, teilzunehmen. Es wird und soll nicht lange dauern, daher benötigt man keinen Sitzplatz, das Stehen übt diesbezüglich Signalwirkung aus. Falls Sie im Team ein Task Board verwenden, bietet es sich als idealer Versammlungsort an.

Klingt in der Theorie einfach. Welche Schwierigkeiten können sich trotzdem im Alltag ergeben oder worauf muss man bei der Durchführung eines Stand-Ups achten?

 

5 Tipps aus der Praxis für erfolgreiche Stand-Ups:

 

1.) Zeigen Sie als Organisator des Stand-Ups, dass Ihnen der Termin und die Durchführung wichtig ist!

Es muss täglich zur gleichen Zeit stattfinden und wenn irgendwie möglich müssen Sie dabei sein. Haben Sie zur gleichen Zeit ein Meeting? Verlassen Sie die Besprechung, zehn oder fünfzehn Minuten Unterbrechung  sind meist verschmerzbar. Ihr Team nimmt solche Einzelheiten genauer wahr als Sie glauben. Ist es einmal doch nicht möglich, geben Sie die Info bekannt – im Vorhinein! Organisieren Sie gegebenenfalls einen Vertreter für die Moderation. Die Regelmäßigkeit der Termine muss für alle Beteiligten selbstverständlich sein. Ein gutes Zeichen ist, wenn auch die Teammitglieder Sie vorab in Kenntnis setzen, wenn es mal zu einer nicht vermeidbaren Abwesenheit kommt.

2.) Der Nutzen muss für das Team erkennbar sein!

Das Stand-Up dauert regelmäßig nur wenige Minuten und nur in wirklichen Ausnahmefällen länger. Jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet, wer Unterstützung benötigt. In einem funktionierenden Team helfen die Mitarbeiter einander. Oft scheitert Hilfestellung nur an der fehlenden Information, dass gerade jemand ein bestimmtes Problem hat. Und oft sind nur Kleinigkeiten notwendig, um es zu lösen.  Als Verantwortlicher für das Stand-Up sorgen Sie für die entsprechende Atmosphäre. Ein Stand-Up ist die falsche Veranstaltung, um einen Mitarbeiter zu kritisieren, der für eine Aufgabenstellung länger als geplant benötigt. Das machen Sie gegebenenfalls unter vier Augen. Kümmern Sie sich vielmehr um die Lösung erkannter Impediments, welche die Mitarbeiter nicht alleine lösen können. Beseitigen von Hindernissen sind das wirksamste Mittel, um wirklichen Nutzen für das Team zu schaffen.

3.) Es spricht nur einer und nicht zu lange!

Stand-Up Meetings_SanduhrSymbolisieren Sie dies mit einem haptischen Gegenstand – einem Ball, einem Smartphone, einer Puppe. Was immer ihre Kollegen für geeignet halten. In meinem letzten Team habe ich beispielsweise nach Versuchen mit verschiedenen Gegenständen eine Sanduhr mit einer Minute Laufzeit verwendet.

Der rinnende Sand symbolisierte die Sprechzeit jedes Einzelnen. Vom ersten Tag an waren die Stand-Ups wesentlich kürzer als davor – oft weniger als eine Viertelstunde und das trotz eines großes Teams von rund 15 Personen.

Es funktionierte gut, obwohl es unlogisch war. Wenn der erste Teilnehmer vierzig Sekunden braucht und der nächste die Uhr umdreht, ist die Sprechzeit des Zweiten kürzer als eine Minute… und vom Zweiten zum Dritten und vom Dritten zum Vierten …

Egal, es erfüllte seinen Zweck, die Symbolwirkung genügte. Jeder bemühte sich, innerhalb einer Minute das Wesentliche zu sagen.

4) Wie soll man mit entstehenden Diskussionen umgehen?

Das ist eine zweischneidige Angelegenheit. Laut Theorie ist dafür kein Platz. Andererseits sind alle Teammitglieder gerade versammelt, mit geballter Lösungskompetenz. Es wäre schade, diese nicht zu nutzen. Dafür ist Fingerspitzengefühl angesagt. Mein Tipp: Probieren Sie als Organisator, ob sich das Thema innerhalb von 30 Sekunden bis maximal einer Minute klären lässt. Lassen Sie für den Zeitraum eine Diskussion zu, wenn Sie glauben, dass eine rasche Lösung möglich ist. Falls nicht, schreiten Sie als Organisator ein, heben die Hand und erklären, dass das Thema sofort im Anschluss an das Stand-Up weiterbehandelt wird und nennen die dafür in Frage kommenden Personen.

Es ist wichtig, Diskussionen zu begrenzen, sonst zerfleddert Ihnen das Stand-Up. Ob Sie so ein Frage-Antwort-Spiel prinzipiell unterbinden wollen oder mit bestimmten Spielregeln zulassen, hängt von ihrer Persönlichkeit und denen ihres Teams ab. Im Zweifelsfall probieren Sie es einfach mal aus.

5.) Nicht aussagekräftige Informationen hinterfragen

Der eine oder andere Beitrag eines Ihrer Kollegen könnte lauten: „Ich arbeite an dem und dem, wie gestern und auch noch für den Rest der Woche“. Sprich die gewünschten Informationen, was wurde erreicht, was ist für heute geplant und gibt es Schwierigkeiten, werden nicht preisgegeben. Auch hier dürfen Sie als Organisator und Verantwortlicher für das Gelingen eines Stand-Ups nicht mit der Brechstange vorgehen. Prinzipiell sollten Sie unklare und verschwommene Aussagen hinterfragen und versuchen, eine präzisere Antwort zu erhalten. Aber es macht schon einen Unterschied, ob das fallweise geschieht oder die gleichen zwei Mitarbeiter sich regelmäßig bedeckt halten. Sie müssen den Flow im Prozess aufrecht halten. Wenn Sie bei jedem Teammitglied nachfragen und nachhaken, wird sich dieser nicht einstellen. Vorbeischummeln dürfen Sie auf Dauer aber keinesfalls ignorieren – es wäre gegenüber allen anderen im Team unfair. In einer solchen Situation sprechen Sie entweder sofort an, welche konkreten Informationen Sie erwarten oder führen Sie im Nachgang ein kurzes Vier-Augen-Gespräch mit dem Betroffenen, um Sinn und Ziel des Stand-Ups nochmals zu erklären. Letztendlich wird es auch vom Reifegrad ihres Teams abhängen, ob Sie in diesem Punkt während des Meetings kategorischer oder mit etwas mehr Spielraum vorgehen.

Haben Sie weitere Tipps für gelungene Stand-Ups? Es würde uns freuen, davon zu erfahren!

 

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