Projektmanagement

Aufwandsschätzungen – Theorie und Praxis 1/2

Wie halten Sie es mit Aufwandsschätzungen? Handeln Sie nach dem Scotty-Prinzip, benannt nach Montgomery Scott, dem Chef-Ingenieur von Star Trek? Auf die Frage von Captain Kirk, ob er Schätzungen für Reparaturzeiten generell vervierfache, antwortete dieser: „Natürlich, sonst würde ich meinen Ruf als Miracle Worker verlieren!“

Aufwandsschätzungen

Nun, nicht jeder von uns kann auf Raumschiff Enterprise arbeiten und die angeführte Methode wird sich in den seltensten Fällen anwenden lassen, denn die zwei vom Management meistgestellten Fragen lauten:

  • Warum ist die Schätzung so hoch?
  • Geht es nicht billiger?

Selbst wenn das Gespräch mit einer Frage beginnt, endet es meist mit dem Auftrag, die Schätzung noch einmal zu „schärfen“ oder zu überarbeiten, was mit ein Grund sein dürfte, warum manche Projektmanager in der ersten Runde einen Managementpuffer mit berücksichtigen. Was erst recht wieder, wie bei einer self filling prophecy, zum typischen Basarhandel am Personentage-Markt führt, nach dem Motto: „ein bisschen was geht immer“.

Falls Sie dabei als Projektleiter nicht Haus und Hof verlieren wollen, brauchen Sie Fakten und fundierte Grundlagen.

 

Typische Schätzverfahren

  • Top-Down
    Auch Daumen * Pi genannt. Mit Erfahrung und Bauchgefühl Annahmen treffen und Größenordnungen bestimmen. Analogieverfahren können die Aussage untermauern, indem vergleichbare Zahlen von in der Vergangenheit durchgeführten Projekten in Relation zum geplanten Vorhaben gebracht werden. In einem stabilen Umfeld wird so oft mit relativ wenig Aufwand eine treffende Größenordnung ermittelt und ist daher zum Gegencheck der Ergebnisse anderer Vorgehensweisen immer geeignet.
  • Bottom-Up
    Das Projekt wird in seine Einzelteile zerlegt und je Arbeitspaket bewertet. Typische und bekannte Verfahren sind die Delphi-Methode, die Drei-Punkt-Schätzung oder das vor allem in der agilen Entwicklung beliebte Planning Poker. Jede Bottom-Up-Methode hat trotz Bandbreite und Subjektivität Substanz, da die Einschätzung je Themenpunkt zu inhaltlicher Diskussion und Konkretisierung der dafür notwendigen Tätigkeiten führt. Voraussetzung ist natürlich eine möglichst umfassende Liste der Arbeitspakete oder User-Stories.
  • Algorithmische Modelle
    Auf Basis verschiedener Einflussparameter werden die Aufwände mit Hilfe mathematischer Formeln berechnet. Bekanntestes Modell ist COCOMO II (COnstructive COst MOdel), mit welchem unter anderem der Anteil des wieder verwendbaren Programmcodes und die Erfahrung der beteiligten Entwickler berücksichtigt werden kann. Wie bei allen Verfahren hängt das Ergebnis vom Input und der vorgenommenen Gewichtung ab. Viele Stellschrauben machen das Erzielen eines Ergebnisses nicht unbedingt einfacher.
  • Mischformen
    Die Function-Point-Methode beinhaltet sowohl algorithmische als auch vergleichende Schätzmethoden. Das Ergebnis, eine fixe Kenngröße, muss man abhängig von Programmiersprache und Firmenspezifika erst noch in Personentage umwandeln, was meist schwierig ist. Eine gegensätzliche und inzwischen üblichere Messeinheit sind Story Points, die das Verhältnis von Komplexität einzelner Anforderungen zueinander bewerten, auf teamspezifischer Basis. Sie ermöglichen, die Größenordnung einer einzelnen Anforderung relativ gesehen zu bestimmen, was bei der Planung innerhalb des Teams hilft.

 

Welche Methode verwenden?

Sie können mit jedem Verfahren gute oder schlechte Ergebnisse erzielen. Ich verrate Ihnen ein Geheimnis. Es ist nicht egal, aber auch nicht ausschlaggebend, welche Methode Sie verwenden. Ein bekanntes Zitat, dessen Entstehung schon verschiedenen Personen zugeschrieben wurde (Mark Twain, Niels Bohr, Winston Churchill), veranschaulicht den Grund dafür sehr treffend:  

Prognosen sind schwierig, besonders wenn sie die Zukunft betreffen

Sie sollten daher Verfahren einsetzen, die für Sie persönlich passen, im Unternehmen akzeptiert werden oder dort erprobt sind. Kombinieren Sie verschiedene Ansätze miteinander und Ihre Chancen steigen. Nicht nur, damit Sie richtig liegen, sondern auch um Verantwortliche überzeugen zu können. Eine Argumentation, die zumindest aus zwei Blickwinkeln zusammengesetzt ist, findet auch bei ungeduldigen Vorständen eher Akzeptanz.

Warum sind viele Aufwandsschätzungen falsch?

Der erste Fehler ist schon mal die Fragestellung. Können die besten Experten vorhersagen, wie sich Währungskurse und Rohstoffpreise entwickeln? Falls Sie eine wirklich zuverlässige Methode dafür kennen, kontaktieren Sie mich bitte!

Spaß beiseite: Prognosen für die Zukunft basieren auf Annahmen, es sind Richtgrößen, die wir im Projektverlauf beobachten und anpassen müssen. Und dies regelmäßig und nicht erst kurz vor einem geplanten Einsatz, der im letzten Moment dann doch noch um sechs Monate verschoben werden muss.

Meine persönliche Best-Of-Liste und Maßnahmen, damit es nicht so weit kommt, stelle ich Ihnen in meinem nächsten Artikel, Aufwandsschätzungen – Theorie und Praxis 2/2, vor.

 

Links zum Thema:

Scotty Principle, YouTube

Dilbert – 10% over Budget

 

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